Bespaar tijd, verhoog de kwaliteit van je gesprek met de kandidaat en verbeter je dossiervorming. Met automatische opname, transcriptie (het automatisch uitschrijven van gesproken tekst) en samenvatting helpt onze slimme AI je bij het maken van een gespreksverslag.

Hoe werkt het?

Gesprek naar verslag start je vanuit het dossier van de kandidaat. Dit doe je als volgt:

Kies voor Start gesprek of Meer informatie om alles te lezen over het maken van een gespreksverslag:

Je leest hier wat Gesprek naar verslag precies is, waar je op moet letten en wat het je oplevert.

Ook zie je hier wat de kosten zijn. Normaal betaal je € 0,15 per minuut. Een gesprek van 30 min. kost bijvoorbeeld € 4,50 om tot een verslag te verwerken. Ook is het mogelijk om een bundel te kopen Neem voor meer informatie contact met ons op.

Klik op Start nu om het gespreksverslag te starten in een nieuw venster/tabblad.

Selecteer in het volgende scherm een template (sjabloon) om mee op te nemen. Hier kies je het type gesprek dat je wilt voeren. Denk hierbij aan loopbaan, 1e en 2e spoor, jobcoaching en re-integratie of WMO.

Kies een template door te kiezen voor Gebruik.

Na het kiezen van een template kom je op het hoofdscherm. Er zijn twee mogelijkheden om je gesprek te voeren: Live opname en Audio bestand.

Het tabblad Live opname is standaard actief. Dit is de meestgebruikte optie waarbij je gesprek direct wordt opgenomen door de tool.

Opname starten
Klik op Start opname om je gesprek op te nemen. De timer geeft dan direct aan hoe lang je opname is, met daaronder de tekst Opname bezig. Zorg dat de microfoon goed geplaatst is voor optimale opname. Mocht het geluidsniveau te laag zijn, dan krijg je de melding Het geluidsniveau is momenteel erg laag.

Opname pauzeren

Wil je de opname tussentijds pauzeren, dan kun je de opname tijdelijk stoppen door op Pauze opname te klikken. Kies vervolgens Doorgaan met opnemen om je gesprek te hervatten.

Opname verwerken

Wil je het gesprek afronden, kies dan voor Stop opname en maak samenvatting. Het systeem gaat nu voor je aan de slag om een conceptverslag te maken van je opname. Je ziet dit aan de tekst Genereren. Het genereren kan tot enkele minuten duren, afhankelijk van de lengte van het gesprek.

Is je opname verwerkt, dan kun je verder met Verslag controleren en verbeteren.

Kies voor Audio bestand als je een vooraf opgenomen audiobestand wil gebruiken voor de transcriptie door AI. Gebruik deze optie als je bijvoorbeeld een dictafoon gebruikt om je gesprekken op te nemen.

Bestand uploaden

Kies Bestand uploaden om een bestand op je computer of telefoon te selecteren. De bestandsformaten mp4, webm, mp3 en m4a worden ondersteund, met een maximale grootte van 750 MB.

Opname verwerken

Klik op Analyze om de transcriptie te starten en een conceptverslag te maken. Het systeem gaat nu voor je aan de slag. Het Genereren kan tot enkele minuten duren, afhankelijk van de lengte van het gesprek.

Is je opname verwerkt, dan kun je verder met Verslag controleren en verbeteren.

Zodra het AI-gegenereerd gespreksverslag klaar staat krijg je de melding Dit conceptverslag blijft maximaal 7 dagen bewaard te zien. Je kunt nu je verslag controleren en verbeteren.

Afhankelijk van de gekozen template bij het starten zie je nu dat de onderdelen van het verslag zijn ingevuld door AI:

Per sectie kun je de AI-gegenereerde tekst aanpassen. Dit kan via de AI Editor of door handmatig direct in het veld te typen.

Ook kun je teksten kopiëren. Klik op het Kopiëren icoon om de tekst van een sectie toe te voegen aan je klembord. Via de knop Alles kopiëren in de eerste sectie kun je in één keer het gehele verslag kopiëren. Je kunt de tekst nu gemakkelijk plakken in een andere tekstverwerker.

Via de AI Editor knop kun je teksten verbeteren:

Beschrijf in het tekstveld hoe de tekst verbeterd moet worden. Denk hierbij aan Maak de tekst formeler of Voeg meer details toe over...

Vink het vakje/de checkbox aan bij Selecteer dit voor inhoudelijke wijzigingen (voegt transcript toe) om je verbeteringen uit het tekstvak hierboven 1-op-1 in het verslag te verwerken. Je verbeteringen zijn dan niet als instructie voor het systeem, maar je tekst wordt letterlijk opgenomen in het verslag.

Klik op Verbeter tekst om je feedback uit het tekstveld door het systeem te laten verwerken.

Onder het kopje Eerdere aanpassingen kun je eerder doorgevoerde verbeteringen door de AI terugdraaien of opnieuw toepassen. Dit helpt als er per ongeluk iets fout gaat bij het doorvoeren van aanpassingen.

Om een aanvullende opname te maken klik je op het tabblad Live opname op de knop Opname aanvullen. Het opnemen en verwerken van een aanvullende opname werkt hetzelfde als het voeren van een gesprek via Live opname. Zie Live opname.

Kies na het opnemen van je verbeteringen voor Stop opname en maak samenvatting. Het systeem gaat nu voor je aan de slag om je feedback te verwerken.

Ben je tevreden met je verslag, dan kun je deze afronden door te kiezen voor Verslag afronden. Je krijgt nu groot de melding Verslag afgerond in beeld te zien. Je kunt het tabblad nu sluiten. Je kunt het rapport bekijken via het dossier van de kandidaat.

Na het verwerken van het initiële gesprek blijft het conceptverslag 7 dagen bewaard. Ook verbeteringen die je al hebt doorgevoerd blijven dus tot 7 dagen beschikbaar in Gesprek naar verslag.

Het bekijken van de rapporten kan via het dossier van de kandidaat. Klik op het Algemeen tabblad, in de tabel onder het kopje Gesprek naar verslag op Bekijk rapport om een verslag te downloaden.

Gespreksverslagen bestaan uit Microsoft Word documenten (.docx) zodat je deze na afronding nog kunt bewerken.

Loop je tegen technische problemen aan? Klik dan rechtsboven in je scherm op 'Opnamehulp' om de Opnametips & Probleemoplossing te bekijken. Volg de instructies om je opname soepel te laten verlopen.

Zodra het verslag definitief is worden de opname en transcriptie verwijderd.

Alle AI-tools werken in een afgeschermde omgeving. Ingevoerde gegevens worden uitsluitend gebruikt om een specifiek resultaat te genereren. Ook wordt geen informatie permanent opgeslagen of gebruikt om modellen te trainen of verbeteren. Zie Informatiebeveiliging voor meer informatie over ons AI-beleid.