Ben je coach of accountmanager in Jobport? Dan kun je taken toevoegen en beheren op kandidaten en werkgevers. Handig voor het bijhouden van belangrijke deadlines en afspraken, om werkzaamheden of herinneringen vast te leggen voor jezelf of collega’s, of de voortgang van begeleidings- of administratieve processen inzichtelijk te maken. Als coach kun je ook taken aan kandidaten toewijzen.

De Taken-pagina geeft een overzicht van alle taken op kandidaten en werkgevers waar je toegang tot hebt. Binnen dit overzicht kun je taken zoeken/filteren/ordenen en toevoegen/wijzigen/afronden. Het toevoegen van taken kan ook via het kandidaten beheer of werkgevers beheer, direct op het dossier van de kandidaat of de detailpagina van de werkgever.

Klik links in het menu op Taken voor een overzicht van alle taken waar je toegang tot hebt:

Via dit overzicht kun je zoeken naar taken, taken filteren en ordenen. Ook kun je taken toevoegen, wijzigen en afronden (Markeren als (niet) afgerond).

Via de zoekbalk boven de tabel kun je zoeken naar taken. Je kunt zoeken op de titel van de taak, de eigenaar, het type activiteit en aan wie de taak gerelateerd is.

Standaard worden alle openstaande taken getoond waar jij de eigenaar van bent. Via de filters kun je ook alle taken bekijken en filteren op bijvoorbeeld status en activiteit.

Om de taken te filteren klik je rechtsboven de tabel op de filter knop (trechter-icoon):

Je kunt filteren op:

Standaard worden taken allereerst geordend op de Status, met de openstaande taken eerst. Vervolgens wordt de Vervaldatum aangehouden met de eerste verlopende bovenaan. Als laatste worden de taken geordend op datum van toevoegen, met de oudste taken eerst.

Binnen de tabel kun je de taken ook handmatig ordenen. Klik hiervoor op de titel van het veld bovenaan een kolom, bijvoorbeeld Vervaldatum. Via een pijltje naar boven of beneden wordt visueel aangegeven waarop de tabel geordend is.

Klik je op de Taken-pagina in de rechterbovenhoek van het overzicht op de knop Taak toevoegen, dan opent het toevoegen-scherm:

Kies of de taak gerelateerd is aan een kandidaat of werkgever, en selecteer vervolgens de kandidaat/werkgever. Dit bepaald waar je de taak later terug kunt vinden, op het dossier van de kandidaat of de detailpagina van de werkgever.

Klik op Volgende om de taak verder in te vullen en toe te voegen. Voeg je vanuit een kandidaat of werkgever een nieuwe taak toe, dan krijg je direct dit scherm:

Geef je taak een gepaste titel/naam. Probeer deze zo volledig, maar zo kort mogelijk, te maken. Denk bijvoorbeeld aan Dwayne bellen voor afspraak, Kandidaten voorstellen of Gespreksnotities 28-7 verwerken.

Kies het type taak. Dit is de activiteit die voor het afronden van de taak verwacht wordt van de eigenaar (toegewezen aan). De activiteit is afhankelijk of het Gerelateerd is aan een kandidaat of werkgever:

Kandidaat:

Werkgever:

Toegewezen aan is de eigenaar van de taak. Dit is de collega of kandidaat die de taak op zijn naam heeft staan. Hiervan wordt verwacht dat hij of zij de taak gaat oppakken en afronden.

Wil je als coach een taak toevoegen en toewijzen aan een kandidaat? Kies bij Gerelateerd aan en Toewijzen aan dan voor Kandidaat en selecteer de kandidaat. Desbetreffende kandidaat krijgt de taak nu te zien op zijn of haar taken-pagina.

Standaard komen de taken naar voren op de Taken-pagina, met de Toegewezen aan-filter op Mijn taken. Op het dossier van de kandidaat of werkgever worden Alle taken weergegeven.

Heeft de taak een deadline, dan kan deze hier ingesteld worden. Is een taak niet afgerond voor de vervaldatum, dan wordt deze in het rood weergegeven.

In het omschrijving veld kan extra informatie genoteerd worden als het nodig is. Dit is een optioneel veld dat vaak niet nodig is. Daarom wordt wordt deze informatie momenteel ook niet standaard getoond in het overzicht. De eigenaar kan deze informatie inzien via de actie Taak wijzigen.

Klik op een taak om de details te bekijken:

Taak-details geeft inzicht in:

Acties:

Via het potlood-icoon in de rechterbovenhoek op de taak-details kun je de taak bewerken. Dit werkt hetzelfde als Taak toevoegen.

Met de Is afgerond switch kun je aangeven of een taak is afgerond. Zo kun je een taak markeren als afgerond, en wordt de Status veranderd van Openstaand naar Voltooid (en vice versa).

Standaard komen de openstaande taken naar voren op de Taken-pagina, met de Status-filter op Openstaand. Op het dossier van de kandidaat of werkgever worden alle taken, zowel openstaand als voltooid, weergegeven.

Taken afronden kan ook direct vanuit het overzicht op het dossier van de kandidaat, op de werkgever of op de Taken-pagina. Zie Taken afronden hieronder voor meer informatie.

Taken afronden kan via de taak-details op zowel het dossier van de kandidaat, de detailpagina van de werkgever als via de Taken-pagina.

Taken afronden kan ook direct vanuit het overzicht. Om een taak in het overzicht te Markeren als afgerond of Markeren als niet afgerond, klik je links voor de titel van de taak op het checkmark icoon:

Nee. Momenteel is het helaas nog niet mogelijk om taken aan je kandidaten toe te wijzen. Dit is wel een feature waarvan we weten dat veel mensen dit graag willen!